Chiunque abbia lavorato in un ufficio conosce la scena. Serve un documento, e serve subito. Ci sono tre cartelle, due fogli Excel e una mail di cui nessuno ricorda l'oggetto. Alla fine il documento si trova, ma ci vuole mezz'ora e una persona che "sa dov'è".

Alboran passa le giornate dentro questa scena da trent'anni. Non perché la crei, ma perché la sistema. Per le aziende clienti gestiamo note spese, ticket, documenti del personale, archivi. Sono lavori poco visibili. Funzionano quando nessuno se ne accorge.

Dove nasce

Uidu è più vecchia di quanto sembri, e all'inizio gli uffici non c'entravano. Comincia con una tesi. Andrea Vanini, che oggi segue lo sviluppo della suite, studia il rapporto tra non profit e web: vuole capire se essere online aiuti le organizzazioni a raccogliere più fondi. La risposta è sì.

Dalla tesi nasce un'azienda. L'idea è una rete per il non profit: una bacheca con le occasioni di volontariato e una mappa di tutte le realtà, ognuna con il suo profilo. Da fuori la chiamavano il Facebook del non profit, o il LinkedIn del non profit. In pratica era un database con una bella mappa. Il nome racconta già l'impostazione: Uidu si legge "we do", noi facciamo.

In poco tempo si iscrive un migliaio di organizzazioni, senza niente da comprare. Bastava presentarsi. Poi la squadra cresce e il prodotto viene riscritto più volte. Arrivano le comunità, cioè reti di associazioni sul territorio, che funzionano dove qualcuno le tiene vive. E arriva Expo, con 8.000 volontari da tutto il mondo da accogliere, ospitare e organizzare nei turni.

Quell'esperienza lascia una competenza precisa: gestire insieme persone, turni e regole, su una piattaforma che deve funzionare ogni giorno e per migliaia di persone.

Come è cresciuta

Un modulo alla volta, sempre partendo da un processo reale.

Doc Doc è arrivato per archivi e documenti. Ogni documento viene catalogato e si ritrova in pochi secondi, e diventa un dato che si può consultare, analizzare e firmare.

Jobs ha preso le candidature: dall'annuncio al database, un solo flusso, tracciato in ogni passaggio, con tutto il team HR sullo stesso dato.

Poi sono arrivati People, Forms, Events, Reminder e il gestionale con l'intelligenza artificiale.

I moduli si attivano uno alla volta o tutti insieme, e parlano tra loro. Quando il processo di un'azienda è diverso da tutti gli altri, lo costruiamo su misura.

Cos'è oggi

Uidu è la suite di software proprietari di Alboran. Persone, processi e dati stanno nella stessa piattaforma. La usano oltre 25 aziende clienti di Alboran, e la adottano sempre più medie e grandi aziende.

Un esempio concreto è Jobs. Pre-seleziona i candidati con l'intelligenza artificiale e il tempo di screening dei CV scende dell'80%. Non decide chi assumere. Fa il lavoro ripetitivo, le decisioni restano alle persone. È la regola di tutta la suite: l'AI lavora dietro le quinte, chi lavora decide.

La usiamo anche noi. Gestione attività, calendario editoriale, moduli, perfino il modulo anonimo dove i soci ci lasciano un parere. Stiamo spostando il lavoro del team Content da Microsoft Teams a Uidu, per avere un solo posto in cui trovare tutte le attività.

Con la parte che genera app senza codice abbiamo costruito in circa 30 minuti un'app per la gestione delle commesse, e il tempo di coordinamento dei progetti è sceso del 40%.

Chi costruisce uno strumento e lo usa tutti i giorni si accorge subito dei suoi difetti. È un buon metodo di controllo.

Perché un'impresa sociale fa software

Un'impresa sociale che costruisce software non è l'eccezione che qualcuno si aspetta. Per noi è una conseguenza. Cresciamo perché funzioniamo, e un servizio che funziona bene per trent'anni produce qualcosa di ripetibile: un metodo. Uidu è quel metodo, scritto in una forma che altre organizzazioni possono usare.

C'è anche un filo con quello che abbiamo scritto parlando di inclusione: quello che non si misura non si migliora. Vale per le persone e vale per i processi. Un sistema che registra ogni passaggio permette di vedere dove si perde tempo e dove si lavora bene. Senza opinioni, con i dati.

E adesso

Se nella tua azienda ci sono processi che vivono su Excel, mail e sulla memoria di qualcuno, bastano 30 minuti per capire se Uidu ti serve.

Vuoi fare una chiamata con noi? Scrivi a info@uidu.org. Se no, nessun problema: la prossima volta che cerchi un documento, saprai qual è la causa della mezz'ora persa.