Whistleblowing

La Policy Whistleblowing serve a segnalare condotte scorrette, illecite o contrarie all'etica — come violazioni di leggi, norme interne o diritti umani, molestie, illeciti penali, civili, amministrativi o contabili — basati su fatti concreti o fondati sospetti. È possibile segnalare anonimamente, senza paura di ritorsioni.

1.Normativa di riferimento

La presente policy è formulata in ossequio del Decreto Legislativo n. 24/2023, che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

2.Finalità

Alboran Cooperativa Sociale promuove una cultura organizzativa basata su un comportamento responsabile, consapevole e rispettoso, costruendo le sue pratiche sul rispetto dei diritti umani, delle leggi e delle norme vigenti e sull'attiva prevenzione e correzione di azioni, condotte ed omissioni scorrette e/o illecite.

Alboran è fermamente impegnata a garantire la possibilità di segnalare, in sicurezza e senza temere alcuna ripercussione, qualsiasi condotta scorretta, illecita o in violazione dell'etica di settore, che venga messa in atto dal Personale di Alboran o dei suoi partner, fornitori e consulenti.

Attraverso questa Policy Alboran assicura che esista un processo equo, spedito e discreto per l'emersione, l'indagine e la risposta a questo tipo di questioni.

3.Definizioni

4.Principi

I seguenti principi governano la presente Policy Whistleblowing:

• Trasparenza: la Policy è conosciuta da tutto il Personale, partner, consulenti e fornitori, nei suoi fini, modalità, procedure e funzioni dedicate.
• Integrità: la Policy rispetta i valori e gli standard etici di Alboran.
• Accountability: il meccanismo è predisposto, visibile, accessibile, funzionante, responsivo e informativo.
• Principio di legalità: responsabilità preassegnate, criteri espliciti, indagini tempestive, motivate e notificate.
• Imparzialità e indipendenza: valutazione obiettiva basata su prove e/o indizi chiari e concordanti.
• Non-discriminazione: trattamento equo indipendentemente da età, genere, etnia, religione, orientamento politico o sessuale.
• Responsività e Tempestività: notifica di ricezione entro 7 giorni; decisioni entro 3 mesi dalla conferma di ricezione.
• Riservatezza: dati personali condivisi soltanto tra persone formalmente autorizzate.
• Sicurezza: i rischi per le persone coinvolte sono valutati e mitigati.
• Efficienza e Proporzionalità: strumenti adeguati al livello di complessità e gravità.

È proibita qualsiasi forma di ritorsione contro chiunque segnali in buona fede eventuali o attuali violazioni. Qualsiasi azione disciplinare imposta a chi abbia segnalato in buona fede — inclusi licenziamento, sospensione, de-mansionamento, riduzione salariale, mancata promozione o referenze negative — è da considerarsi automaticamente nulla.

Affinché chi segnala possa beneficiare delle protezioni previste dal D.Lgs. 24/2023, non è necessario che la questione si confermi fondata: una segnalazione genuina, presentata nel rispetto della riservatezza, è un prezioso contributo all'integrità di Alboran.

5.Ambito di applicazione

Possono utilizzare questa policy:

• Il Personale, i membri della governance e i soci;
• I partner, i fornitori e consulenti di Alboran e il loro personale;
• I membri della comunità di riferimento e qualsiasi terza parte che venga a conoscenza di una condotta scorretta.

La Policy riguarda condotte che possano causare danno a diritti fondamentali e al pubblico interesse, o minare l'integrità di Alboran, incluse:

• Violazioni di norme nazionali e/o UE (civili, amministrative o penali): frode, corruzione, evasione fiscale, condivisione non autorizzata di dati, pericoli per la salute e sicurezza sul lavoro, molestie, discriminazioni.
• Illeciti che possano attivare la responsabilità amministrativa di Alboran ex D.Lgs. 231/2001.
• Azioni od omissioni che cagionino danni gravi (ambientali, economici, alla salute, alla reputazione) ad Alboran, al Personale o a terze parti.
• Violazioni di policy e procedure interne.

La Policy NON si applica a vertenze lavorative di interesse personale (salari, orari, ferie), reclami sui servizi privi di profili di illiceità, segnalazioni già di pubblico dominio, né a segnalazioni offensive, diffamatorie, prive di elementi concreti o palesemente maliziose.

6.Ruoli e responsabilità

Gestore delle Segnalazioni (GS) — diffonde la Policy, monitora l'indirizzo whistleblowing@alboran-coop.it, assicura la riservatezza dei dati, notifica la ricezione entro 7 giorni, conduce le indagini e relaziona il Comitato.

Comitato per le Segnalazioni (CS) — composto da Presidente e Vicepresidente della Cooperativa. Valuta i risultati delle indagini e definisce le misure da adottare. Raggiungibile direttamente a whistleblowingcomitato@alboran-coop.it quando il GS sia potenzialmente coinvolto nell'oggetto della segnalazione.

7.Come fare una segnalazione

Segnalare in modo appropriato richiede di:

• Agire tempestivamente attraverso i canali interni predisposti;
• Condividere le informazioni solo con le persone autorizzate;
• Fornire tutte le informazioni disponibili sul "chi, cosa, come, quando e dove";
• Esprimere chiaramente il proprio grado di certezza/incertezza sui fatti riportati;
• Menzionare eventuali testimoni o persone a conoscenza della questione;
• Allegare qualsiasi prova materiale già in proprio possesso;
• Riportare qualsiasi altra fonte di informazione utile alle indagini;
• Esprimere le proprie preoccupazioni sui rischi corsi in ragione della segnalazione.

Le segnalazioni possono essere anonime. In tal caso Alboran farà tutto quanto possibile per indagare, tuttavia l'anonimato potrebbe limitare le possibilità di indagine e le misure di protezione disponibili. Chi segnala può essere assistito da un facilitatore di propria fiducia, che ha diritto alle stesse protezioni previste per il segnalante.

8.Canali di segnalazione

In conformità con il D.Lgs. 24/2023, la segnalazione può essere inviata anche ai canali esterni dell'ANAC (whistleblowing.anticorruzione.it) nei casi previsti dalla normativa: mancato seguito alla segnalazione interna, rischio di ritorsione, o pericolo imminente per il pubblico interesse.

10.Indagini sulla segnalazione

Il Gestore delle Segnalazioni conduce una verifica preliminare di plausibilità. Se la segnalazione è ritenuta plausibile, avvia un'indagine tempestiva nel rispetto dei principi di imparzialità, equità, proporzionalità e riservatezza, potendosi avvalere di consulenti esterni specializzati.

Durante l'indagine il Team di Indagine deve:

• Proteggere la riservatezza durante tutto il processo;
• Evitare di indagare aspetti personali irrilevanti rispetto ai fatti riportati;
• Garantire il diritto alla difesa alla persona segnalata;
• Concludere entro 2 mesi dalla ricezione della segnalazione, con un Rapporto Finale scritto e motivato.

11.Risultati delle indagini

Il Gestore delle Segnalazioni predispone una relazione con i risultati e le raccomandazioni, che viene condivisa con il Comitato per le Segnalazioni. Quest'ultimo definisce le misure da adottare, incluse eventuali misure disciplinari. Il Comitato riferisce al Consiglio di Amministrazione ogni 6 mesi sul numero e il tipo di segnalazioni ricevute.

12.Conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

13.Revisioni

Questa policy viene rivista almeno ogni due anni o prontamente quando:

• Siano avvenute significative modifiche della struttura o delle operazioni di Alboran;
• Siano avvenute significative modifiche del contesto di azione;
• Siano intervenute pertinenti modifiche legislative.