Whistleblowing Policy

1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO

La presente policy è formulata in ossequio del Decreto Legislativo n. 24/2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. 

2. FINALITA’

Alboran cooperativa sociale (di seguito “Alboran” o la “Cooperativa”) ha come oggetto sociale “la promozione umana e l’integrazione sociale dei cittadini attraverso lo svolgimento di attività finalizzate all’inserimento lavorativo di persone svantaggiate” e lo realizza “stando accanto alle persone per riscoprire la straordinarietà di ciascuno”.

Alboran promuove una cultura organizzativa basata su un comportamento responsabile, consapevole e rispettoso, costruendo le sue pratiche sul rispetto dei diritti umani, delle leggi e delle norme vigenti e sull’attiva prevenzione e correzione di azioni, condotte ed omissioni scorrette e/o illecite, poiché le irregolarità di questo tipo influenzano direttamente ed in modo negativo la possibilità di realizzare il proprio oggetto sociale.

A tal riguardo, Alboran riconosce l’importanza di tutti i portatori d’interesse, interni ed esterni, nel perseguimento dei suoi obiettivi di integrità, legalità e trasparenza.

Alboran è fermamente impegnata a garantire la possibilità di segnalare, in sicurezza e senza temere alcuna ripercussione, qualsiasi condotta scorretta, illecita o in violazione dell’etica di settore, che venga messa in atto dal Personale di Alboran o dei suoi partner, fornitori e consulenti.

La presente Policy incoraggia il Personale, nella sua accezione più estesa come definita nel par. 5, i soci, i clienti, i fornitori, e tutta la comunità di riferimento, a segnalare, in modo precoce ed appropriato, qualsiasi preoccupazione in questi termini. Inoltre, assicura ad eventuali segnalanti che riportare sospetti di violazione attraverso i canali individuati dalla Cooperativa è un’azione benvenuta, sicura e meritevole.

Attraverso questa Policy Alboran assicura che esista, e sia facilmente accessibile e conoscibile, un processo equo, spedito e discreto per l’emersione, l’indagine e la risposta a questo tipo di questioni.

3. DEFINIZIONI

Di seguito le definizioni dei termini utilizzati nella presente policy

“Violazione”: comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Cooperativa, consistono in: illeciti amministrativi, contabili, civile e penali e violazioni delle policy interne della Cooperativa stessa.

“Informazioni sulle violazioni”: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere state commesse nel contesto dell’attività svolta da Alboran.

“Whistleblowing”: l’atto di rivelare confidenzialmente qualsiasi sospetto nell’ambito lavorativo che sia relativo alla percezione di scorrettezze o mala gestione.

“Whistleblower” o “Persona segnalante”: qualsiasi persona fisica che riveli un sospetto, o la conoscenza, di fatti avvenuti nel contesto dell’attività svolta da Alboran, qui includendo anche coloro che non abbiano alcuna relazione di carattere lavorativo diretta con Alboran.

“Persona segnalata” o “Persona presunta”, “Persona oggetto di reclamo”, “Persona coinvolta”: è la persona che si presume abbia messo in atto la condotta scorretta e/o illecita.

“Testimone” o “Persona informata”: qualsiasi persona che fosse presente al momento della condotta contestata o ne abbia avuta conoscenza diretta (avendo sentito, visto, letto, etc.).

“Facilitatore”: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

“Segnalazione” o “Report”, “Sospetto”, “Preoccupazione”, “Rivelazione”: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni attuale o sospettata.

“Incidente”, “Oggetto di”, “Contenuto di”, “Questione” la condotta, l’azione e/o l’omissione considerata illecita/scorretta e descritta nella segnalazione.

“Meccanismo di Segnalazione”: l’insieme degli strumenti, regole, principi, responsabilità e procedure che sono intese a consentire che le segnalazioni e la risposta alle stesse siano sicure, discrete, spedite, imputabili e verificabili a livello organizzativo.

“Canale”: modalità di comunicazione della segnalazione/reclamo/preoccupazione. Può trattarsi di una piattaforma digitale, di un indirizzo e-mail dedicato, di una linea telefonica dedicata, delle persone autorizzate a riceverla di persona, di una scatola per la raccolta di segnalazioni in cartaceo, etc.

“Seguito”: l'azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

“Feedback” o “riscontro”: l’informazione, la dichiarazione, la reazione a una segnalazione o processo/attività di indagine.

“Ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

“La normativa Whistleblowing”: quanto previsto nel Decreto Legislativo n. 24/2023 che regola la materia per tutti gli enti pubblici e privati rilevanti, costituiti e/o registrati in Italia.

4. PRINCIPI

I seguenti principi governano la presente Policy Whistleblowing:

Trasparenza: la Policy Whistleblowing è conosciuta dal Personale di Alboran, nella sua accezione più estesa come definita nel par. 5, i suoi partner, consulenti e fornitori e dalla comunità di riferimento nei loro fini, modalità di azionamento, procedure e funzioni dedicate. Le persone coinvolte in un incidente sono regolarmente informate della progressione della procedura stabilita;

Integrità: Policy Whistleblowing rispetta i valori e gli standard etici;

Accountability: il meccanismo per l’attuazione della Policy Whistleblowing è predisposto, visibile, accessibile, funzionante, responsivo ed informativo e le funzioni pertinenti sono assegnate;

Principio di legalità: la Policy Whistleblowing è ben definita, le responsabilità sono preassegnate e conosciute, i criteri e le regole che sovrintendono alle procedure relative sono dettagliati ed espliciti, l’indagine e le decisioni avvengono tempestivamente, in modo tracciato, motivato e notificato;

Imparzialità e indipendenza: la valutazione dei fatti è obiettiva e basata sulle prove e/o indizi chiari e concordanti; la segnalazione è trattata nel suo merito senza pregiudizi ele decisioni prese sono imparziali;

Non-discriminazione: tutte le persone che segnalino, testimonino o che siano segnalate sono trattate equamente ed indipendentemente dalla loro età, abilità fisica, cultura, etnia, genere, identità di genere, religione, orientamento politico, appartenenza a organizzazioni sindacali, affiliazioni, convinzioni od orientamento sessuale;

Responsività e Tempestività: le segnalazioni sono prese seriamente e gestite prontamente. La notifica di ricezione a chi segnala avviene entro 7 giorni dalla conoscenza della ricezione. Le decisioni in merito al caso, quando indagato, sono prese entro 3 mesi dalla conferma di ricezione della segnalazione a meno che non intervengano circostanze per cui si imponga una tempistica differente;

Finalità definite: le segnalazioni ed il loro contenuto sono trattati al solo fine dell’indagine su possibili violazioni;

Consenso: I dati personali di chi segnala e dei/delle testimoni possono esser rivelati solo dietro esplicito, libero, e specifico consenso;

Riservatezza: le informazioni sui dati personali devono essere quelle essenziali e rilevanti per le indagini sulla presunta violazione e condivise soltanto tra una cerchia ristretta di persone formalmente autorizzate a trattarle;

Sicurezza: i pericoli per le persone coinvolte dalla segnalazione devono essere debitamente considerati e soppesati attraverso l’analisi dei rischi e ove rilevanti devono essere predisposte le misure di prevenzione o mitigazione del pericolo;

Efficienza e Proporzionalità: il meccanismo predispone strumenti sufficienti e adeguati al livello di complessità e gravità, per la gestione della segnalazione.

Tutto il Personale di Alboran, nella sua accezione più estesa come definita nel par. 5, è tenuto a segnalare prontamente qualsiasi violazione (o sospetto di violazione, anche tentata) delle prescrizioni indicate nella presente Policy Whistleblowing, attraverso i canali interni predisposti, indicati nel par. 7.

L’identità di chi segnala, così come quella della persona segnalata e di qualsiasi altra persona coinvolta nella segnalazione è da mantenersi strettamente riservata. Queste identità, inclusa qualsiasi informazione da cui si possa derivarle, non possono essere rivelate a persone altre da quelle investite formalmente della responsabilità di ricevere e/o di indagare le segnalazioni (e formalmente autorizzate ex Art. 12, comma 2 del Decreto Legislativo n. 24/2023) e/o di sanzionare il comportamento, in questo caso limitatamente all’identità della persona segnalata, a meno che non intervenga il consenso specifico ed esplicito da parte del/della titolare dei dati, a valere sui suoi soli dati personali.

In conformità con quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, la segnalazione potrà essere consegnata ai canali esterni predisposti dall’autorità ANAC, nei seguenti casi:

• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna in conformità alla presente Policy Whistleblowing, ma la Cooperativa non ha dato seguito alla stessa;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Quello dell’ANAC (https://www.anticorruzione.it), ossia l’Autorità Nazionale Anti-Corruzione, è il canale secondario/esterno indicato dalla normativa sopra richiamata. ANAC è invece indicato direttamente dal Decreto Lgs. n. 24/2023 come l’esclusivo canale utilizzabile per segnalare le ritorsioni eventualmente subite da chi segnala. In caso ci si rivolga ad ANAC, si dovrà fare riferimento alla sezione whistleblowing del suo sito (https://whistleblowing.anticorruzione.it), in modo da garantirsi che la propria segnalazione sia trattata tecnicamente come “whistleblowing”.

A determinate condizioni, i segnalanti possono anche effettuare direttamente una divulgazione pubblica, quando:

- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna, in conformità a quanto sopra indicato, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Nel predisporre una divulgazione pubblica o nel rivolgersi al canale secondario, si raccomanda a chi intende segnalare di farsi consigliare da persone esperte in materia, prima di scegliere questo canale.

Poiché sulle segnalazioni di condotte scorrette/illecite incidono complessi aspetti della normativa sulla protezione dei dati personali e di diritto penale, qualora la segnalazione non fosse predisposta secondo tutti i requisiti tecnici e legali inerenti, la persona che segnala potrebbe subire conseguenze legali, azionabili sia da parte di Alboran che da parte della pe rsona segnalata, nonché direttamente da parte delle autorità.

Chi segnala deve essere consapevole che le divulgazioni pubbliche e quelle comunque fatte all’esterno dei canali predisposti internamente, quando fatte in modo ingiustificato e/o frivolo potranno risultare in azioni disciplinari e/o legali.

È proibita qualsiasi forma di ritorsione, contro chiunque segnali in buona fede eventuali o attuali violazioni.

Alboran ha il dovere di proteggere chi segnala, e le persone fisiche e/o giuridiche associabili, contro ogni forma di ritorsione, sia essa anche “solo” minacciata o tentata.

Per “persone associabili” si intende:

- Chi facilita la segnalazione da parte del segnalante ed operi all’interno del medesimo contesto lavorativo;

- Parenti (compresi conviventi) entro il 4° grado, che operino nello stesso contesto lavorativo di chi segnala;

- Chi sia un collega della persona segnalante, lavori nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che abbia con detta persona un rapporto abituale e corrente;

- Enti di proprietà del/della segnalante o per il quale il/la segnalante lavori, o che operi nello stesso contesto lavorativo;

- Segnalante anonimo/a se successivamente identificato/a e soggetto/a a ritorsioni.

Quindi, qualsiasi azione disciplinare o ripercussione – inclusi, a titolo esemplificativo (ex Art. 17 Decreto Legislativo n. 24/2023), il licenziamento, la sospensione, il de-mansionamento, la mancata promozione, le modifiche del mansionario, la ricollocazione, la riduzione salariale, il cambio dell’orario di lavoro, le note negative, le referenze negative; le misure disciplinari o altre sanzioni, la discriminazione, il mancato rinnovo del contratto (etc.) – imposte a chi abbia segnalato in buona fede, o alle persone fisiche/giuridiche associabili, è da considerarsi automaticamente nulla a qualsiasi fine.

Inoltre, chi abbia segnalato correttamente ed in buona fede, non è punibile per contestazioni sull’utilizzo dei dati personali o sull’obbligo del segreto (escluso quello forense o medico) e quindi non dovrà subirne le conseguenze legali.

Perché chi segnala possa beneficiare delle protezioni previste dal decreto legislativo 24/2023 e la segnalazione sia considerata in buona fede, non è necessario che la questione riportata si confermi fondata attraverso il procedimento di indagine. Una segnalazione genuina, presentata secondo i modi e i tempi prescritti in pieno rispetto della riservatezza, resta un prezioso e valido contributo ad Alboran nel perseguire i suoi valori e preservare sua integrità. Quindi, anche qualora la questione oggetto di segnalazione si riveli infondata, nessuna ritorsione deve colpire chi abbia segnalato, gli eventuali testimoni, né la persona segnalata.

Il/La segnalante o le persone associabili che abbiano sofferto ritorsioni in ragione dell’aver promosso una segnalazione secondo i requisiti del Decreto Legislativo n. 24/2023 (ossia direttamente connessa alle violazioni delle norme indicate nel decreto - da parte di chi appartenga alle categorie indicate nell’ambito soggettivo di applicazione del decreto - seguendo le modalità e canali privilegiati dal decreto stesso) devono denunciare le suddette ritorsioni al ANAC quale canale primario, in modo che ANAC possa indagare e valutare le presunte ritorsionied eventualmente imporre la rimozione in toto degli atti ritorsivi e sanzionare l’Ente. Si tenga presente che ANAC invece, non costituisce un canale di ricorso per la persona segnalata contro le decisioni prese dall’Ente nei suoi confronti a seguito del procedimento disciplinare.

Qualora, chiunque in Alboran, riceva una segnalazione avente ad oggetto presunte ritorsioni da parte di Alboran contro chi aveva segnalato, dovrà prontamente riorientare chi segnala le ritorsioni verso il canale ANAC, mantenendo il più alto grado di riservatezza sulla segnalazione di ritorsione e cancellando in modo irrecuperabile ogni traccia della segnalazione di ritorsione dai propri file, account e sistemi.

Al contrario, segnalazioni fatte con malizia (artificiose, speculative, intenzionalmente false, contraddistinte da colpa grave, etc.) presentate per profitto personale o di terze parti, con intenti calunniosi, diffamatori, che causino danno ad altri membri del Personale o ad Alboran stessa, costituiscono un atto grave e dunque presupposto di applicazione di misure disciplinari e/o avvio di procedimenti legali (Art, 16, comma 2, e Art. 21 Decreto Legislativo n. 24/2023) contro il/la segnalante malevolo/a, in conformità con il sistema disciplinare interno della Cooperativa.

5. AMBITO DI APPLICAZIONE ED INTERAZIONI CON ALTRI REGOLAMENTI INTERNI

Possono utilizzare questa policy:

- Il Personale, nella sua accezione più estesa come definita nel par. 5, i membri della governance ed i soci,

- i partner, i fornitori e consulenti di Alboran ed il loro personale,

- i membri della comunità di riferimento e qualsiasi terza parte cui accada di venire a conoscere della condotta scorretta/illecita del Personale di Alboran, dei suoi partner, fornintori o consulenti.

La presente Policy Whistleblowing riguarda la conoscenza, o il genuino sospetto su condotte, azioni od omissioni, messe in atto dal Personale di Alboran, dei suoi partner, fornitori o consulenti, che possano costituire una o più violazioni, o nella minaccia o nel tentativo di violazione, con il potenziale di:

- causare danno a diritti fondamentali e al pubblico interesse, e/o

- minare l’integrità di Alboran.

Queste condotte, azioni e/o omissioni possono riguardare, senza limitazioni:

- violazione di norme nazionali e/o dell’Unione Europea (civili, amministrative o penali) come, per esempio, la frode e la mala gestione, corruzione; evasione fiscale; condivisione non autorizzata di informazioni confidenziali (sia personali che non) o di informazioni personali; pericolo alla salute e sicurezza sul luogo di lavoro; abuso sessuale e molestia sessuale; stalking; mobbing; discorsi d’odio; tutti gli illeciti che possano attivare la responsabilità amministrativa di Alboran secondo il Decreto Lgs. N. 231/2001; condotte che mettano a rischio gli interessi finanziari dell’Unione Europea (Art.35 TFEU) e le relative prerogative legislative dell’UE, il mercato interno dell’UE (Art.26, para. 2 TFEU) e le relative prerogative legislative dell’UE in questo ambito, le regole dell’UE sulla competizione e sugli Aiuti di Stato, le regole della tassazione delle imprese e quegli arrangiamenti che cercando di ottenere un vantaggio fiscale aggirando l’oggetto o le finalità previste nella normativa fiscale applicabile all’impresa;

- qualsiasi azione od omissione che possa cagionare un danno a diritti fondamentali, all’interesse pubblico, nonché qualsiasi danno grave, significativo e rilevante (per es. ambientale, economico, alla salute, alla sicurezza, alla reputazione, etc.) ad Alboran, alle comunità e popolazioni servite, al Personale, ai rappresentanti dell’Organizzazione o a terze parti in generale;

- altre violazioni delle leggi italiane o nazionali dei Paesi di intervento di natura civile, amministrativa o penale;

- qualsiasi condotta, azione e/o omissione tesa ad occultare le violazioni che precedono e le altre sussumibili sotto questa lista non esaustiva;

- violazioni di policy e procedure interne.

La presente Policy Whistleblowing NON SI APPLICA a:

- segnalazioni su questioni riguardanti vertenze di lavoro di proprio interesse (per es. Il livello salariale, l’organizzazione ed estensione dell’orario di lavoro, le ferie ed i permessi, i conflitti e gli attriti tra membri dello staff aventi ad oggetto la collaborazione tra loro o la gerarchia, la performance di lavoro, etc.) che saranno trattati secondo i canali e le procedure previste dall’Ufficio Personale;

- il trattamento dei dati personali nell’ambito del rapporto contrattuale di lavoro con Alboran, ove questa modalità di trattamento non abbia ripercussioni sull’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;

- reclami sui servizi (loro estensione, durata, collocazione, modalità, contenuto, etc.) prestati da Alboran che non abbiano a che fare con la violazione di diritti fondamentali e leggi nazionali e/o dell’Unione Europea.

Si ritengono inoltre ragionevolmente da escludere, ai presenti fini, le seguenti segnalazioni:

- segnalazioni su questioni che siano già di pubblico dominio;

- segnalazioni su questioni che non siano connesse all’attività e/o non siano sotto il controllo diretto di Alboran.

- segnalazioni e reclami che siano offensivi, diffamatori o basati semplicemente su voci, che non riportino fatti ed episodi o comunque la descrizione di una specifica condotta, azione e/o omissione e che non indichino almeno il “cosa”, “chi”, “quando”, “dove” e “come”. Qualora anonimi, i reclami e le segnalazioni che non riportino sufficienti elementi nei termini sopra indicati, saranno automaticamente esclusi;

- segnalazioni presentate con scopi palesemente intimidatori e/o di rappresaglia, che saranno automaticamente escluse;

- segnalazioni/reclami che siano palesemente incoerenti con fatti notori o illeggibili, che saranno escluse automaticamente;

- segnalazioni evidentemente fabbricate, frivole e/o maliziose, che saranno automaticamente escluse ed eventualmente, ove ne ricorrano i minimi presupposti, perseguite a loro volta;

- segnalazioni nascenti da un accesso abusivo a dati e sistemi che saranno escluse automaticamente ed eventualmente perseguite ove ne ricorrano i minimi presupposti.

La Policy Whistleblowing non intende sostituire le altre policy e procedure di Alboran, ma le integra, predisponendo un unico meccanismo di segnalazione interna sulle violazioni e gli incidenti (siano esse sospettate, evidenti, minacciate o allo stadio di tentativo) e di gestione delle stesse con le relative regole, principi e procedure.

6. RUOLI E RSPONSABILITÁ

I ruoli chiave deputati alla gestione del Meccanismo di Segnalazione sono: il Gestore delle Segnalazioni (GS) e il Comitato per le Segnalazioni (CS).

Il Gestore delle Segnalazioni (GS), riceve un incarico specifico e formale, ha le seguenti responsabilità:

- Diffonde e rende accessibile e conosciuta la Policy Whistleblowing e offre orientamento e formazione su come utilizzarne i canali;

- Monitora gli ingressi delle segnalazioni all’indirizzo di posta elettronica dedicato whistleblowing@alboran-coop.it;

- Assicura supporto a chi voglia segnalare qualora venga richiesto;

- Si rende sempre disponibile a ricevere direttamente le segnalazioni in forma verbale;

- Assicura che i dati personali (diretti ed indiretti) siano protetti e condivisi soltanto con le persone autorizzate;

- Assicura la riservatezza sull’ingresso di una segnalazione e sui suoi contenuti;

- Assicura la notifica di ricezione alla persona segnalante entro 7 giorni dalla raccolta;

- Conduce le indagini sulle segnalazioni e relaziona il Comitato per le Segnalazioni sui risultati;

Il Comitato per le Segnalazioni (CC) è composto da Presidente e Vicepresidente della Cooperativa, ha le seguenti responsabilità:

- Assicura la notifica di ricezione a chi segnali direttamente tramite whistleblowingcomitato@ alboran-coop.it entro 7 giorni dalla ricezione stessa;

- Assicura la riservatezza dell’ingresso della segnalazione e del suo oggetto, oltre che dei dati personali in essa contenuti;

- Valuta i risultati delle indagini e definisce le misure da adottare.

7. FARE UNA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni devono essere fatte tramite i canali interni predisposti, o nei casi previsti (vedi par. 4) tramite i canali esterni.

Segnalare in modo appropriato richiede di:

- Agire tempestivamente attraverso i canali e gli strumenti interni predisposti;

- Presentare/condividere/discutere le informazioni solo con le persone autorizzate ai sensi della presente Policy Whistleblowing;

- Condividere tutte le informazioni già disponibili relative al “chi, cosa, come, quando e dove” in relazione alla condotta oggetto della segnalazione;

- Esprimere chiaramente il proprio grado di certezza/incertezza sui fatti/atti/omissioni e condotte riportati;

- Fare menzione di chi altro/a fosse eventualmente presente o sappia della questione oggetto di segnalazione oltre alla persona segnalata e la persona che segnala;

- Allegare qualsiasi prova materiale a sostegno della segnalazione che sia già in possesso di chi segnala;

- Riportare qualsiasi altra fonte di informazioni che possa agevolare le funzioni responsabili nella verifica dei fatti;

- Esprimere le proprie preoccupazioni sui rischi che si starebbero correndo in ragione della segnalazione e di quelli corsi da persone associabili a chi sta segnalando.

Le segnalazioni possono essere anonime. In questo caso, Alboran farà tutto quanto possibile per indagare la questione segnalata, tuttavia, l’anonimato potrebbe compromettere le possibilità di stabilire una chiara direzione per le indagini e, in definitiva, di raggiungere una buona cognizione dei fatti accaduti e riportati. Inoltre, la scelta dell’anonimato impedisce ad Alboran di predisporre tutte le misure necessarie a proteggere adeguatamente chi segnala e le persone associabili. I potenziali segnalanti che intendano presentare una denuncia anonima devono essere consapevoli che, in tal caso, è ancora più essenziale fornire dettagli adeguati sulle relative accuse e sui luoghi in cui si sarebbe verificato il fatto, oltre che indicare qualsiasi ulteriore fonte di prova affidabile alla quale si possa risalire per verificare le informazioni denunciate.

Chi segnala può essere assistito/a da una persona di propria fiducia in qualità di facilitatore. In questo caso, la persona di fiducia prescelta dovrà sottoscrivere un accordo di riservatezza e, in quanto facilitatore, ha diritto alle stesse misure di protezione previste per chi segnala.

Le persone segnalanti non devono svolgere autonomamente e per proprio conto indagini sulle questioni segnalate (o da segnalare), anche se motivate dalla volontà di raccogliere prove materiali a sostegno della segnalazione. L’indagine è infatti una procedura complessa che implica il rispetto di svariate garanzie ed è quindi di competenza delle persone debitamente formate ed assegnate alle relative funzioni. Inoltre, chi intenda segnalare può esporsi a rischi maggiori spingendosi ad indagare in proprio un iniziale sospetto.

8. CANALI DI SEGNALAZIONE

Alboran ha predisposto i seguenti canali interni per trasmettere una segnalazione:

- Indirizzi di posta elettronica dedicati

whistleblowing@alboran-coop.it – reindirizza la posta in entrata a chi rivesta il ruolo di Gestore delle Segnalazioni (GS);

whistleblowingcomitato@alboran-coop.it - reindirizza direttamente agli indirizzi di posta elettronica di Presidente e Vicepresidente e deve essere utilizzato per segnalare in prima istanza solo quando l’altro indirizzo indicato sia gestito da persone potenzialmente coinvolte dall’oggetto della segnalazione e quindi non neutrali.

Questo canale non può garantire l’anonimato in senso stretto. Tuttavia, si assicura a chi utilizzi questo canale tramite uno pseudonimo, che Alboran non indagherà sulla reale identità o sull’IP di provenienza della segnalazione;

- Via posta cartacea, raccomandata con ricevuta di ritorno, in busta ben chiusa e spedita ad Alboran cooperativa sociale, all’attenzione di Gestore delle Segnalazioni, Alboran, Via F. Toti 6, 20068, Peschiera Borromeo, Italia.

Qualsiasi violazione delle indicazioni di cui sopra sarà da considerarsi quale condotta in violazione di questa Policy e soggetta a sanzione.

I canali sopra descritti devono essere facilmente accessibili e conoscibili. Al fine di assicurare adeguata visibilità ai canali saranno prese le seguenti misure:

- pubblicazione sul sito di Alboran

- allegare il riferimento a questa Policy a tutti i contratti col Personale, coi Partner e coi Fornitori;

- predisporre moduli specifici di formazione per il personale appena inserito;

- predisporre dei moduli di aggiornamento per tutto il personale.

10. INDAGINI SULLA SEGNALAZIONE

Il Gestore delle Segnalazioni, come primo passo, conduce la verifica di plausibilità, ovvero, un’analisi preliminare per determinare se vi siano elementi sufficienti per una violazione potenziale o effettiva.

Se la segnalazione non viene ritenuta plausibile sarà archiviata in linea con la normativa sulla conservazione dei dati applicabile localmente. Il Segnalante viene informato del risultato dell’indagine nei tempi previsti (par. 4). Se la Segnalazione non rientra nell’ambito di questa Policy, può essere rinviata ad altri canali o ad altre procedure aziendali.

Se la segnalazione viene ritenuta plausibile il Gestore delle Segnalazioni deve condurre un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità, proporzionalità e riservatezza nei confronti del Segnalante, della Persona Segnalata e di tutte le parti coinvolte nella segnalazione. Nel corso di tali verifiche, il Gestore delle Segnalazioni può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e/o di consulenti esterni specializzati andando a formare un Team di Indagine.

Durante l’indagine il Gestore delle Segnalazioni e il Team di Indagine devono:

- evitare di indagare le opinioni politiche, culturali, le preferenze e le credenze religiose della persona segnalata e/o di chi segnala, così come di ogni altro aspetto personale che possa emergere nelle operazioni dell’indagine svolte su attrezzatura di lavoro, posta e comunicazioni, messaggistica, e similari che sia irrilevante rispetto alla verifica dei fatti riportati;

- proteggere la riservatezza durante tutto il processo;

- evitare di notificare/informare altre funzioni o persone, a meno che non si renda necessario per l’applicazione delle misure precauzionali e sempre che la necessità sia stata verificata da chi rivesta funzione di Compliance Manager che eventualmente si occuperà di esperire le relative comunicazioni;

- se necessario chiedere al Segnalante di fornire ulteriori informazioni a supporto, il Segnalante ha diritto di completare o correggere le informazioni fornite al Gestore delle Segnalazioni, nel rispetto del principio di buona fede;

- se necessario condurre colloqui o richiedere informazioni ad altre persone che possono essere a conoscenza degli eventi segnalati;

- garantire il diritto alla difesa alle Persone Segnalate;

- procedere tempestivamente e rispettare la scadenza di massimo 2 mesi dalla ricezione della segnalazione;

- concludere rapidamente, per iscritto e in modo completo e motivato, attraverso il Rapporto Finale di Indagine.

Qualora l’oggetto della segnalazione coinvolga potenzialmente il Gestore delle Segnalazioni le indagini, con le stesse modalità sopra descritte, saranno condotte da un membro del Comitato per le Segnalazioni.

11. RISULTATI DELLE INDAGINI

Una volta completata la fase di verifica, il Gestore delle Segnalazioni predispone una relazione che riassume le indagini effettuate, i metodi usati, i risultati della verifica di plausibilità e/o dell’indagine, gli elementi a supporto raccolti, e le raccomandazioni per un piano d’azione. In caso di archiviazione della Segnalazione ne saranno precisati i motivi.

La relazione viene condivisa con il Comitato per le Segnalazioni che, eventualmente anche con il supporto di esperti esterni, definire le misure da adottare comprese eventuali misure disciplinari nei confronti di dipendenti. Se si ritiene che i fatti contenuti nella segnalazione costituiscano un reato, il Comitato per le Segnalazioni e il Gestore delle Segnalazioni valutano se e quando le informazioni contenute nella segnalazione debbano essere notificate alle autorità giudiziarie competenti, in base alla normativa vigente.

La documentazione relativa a ciascuna segnalazione ricevuta, anche qualora le indagini concludano che non vi siano elementi a supporto sufficienti, viene conservata nel rispetto dei requisiti di riservatezza secondo le tempistiche e le modalità stabilite dalle normative in materia.

Il Gestore delle Segnalazioni riferisce al Consiglio di amministrazione di Alboran ogni 6 mesi sul numero e sul tipo di segnalazioni ricevute e sull’esito delle attività di verificae indagine condotte.

12. CONSERVAZIONE

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

13. REVISIONI

Questa policy dovrà essere rivista periodicamente, almeno ogni due anni dalla sua emissione, ed in ogni caso prontamente quando:

- siano avvenute significative modifiche della struttura o delle operazioni che influenzino le procedure, i ruoli e le responsabilità inerenti a questa policy;

- siano avvenute significative modifiche dell’ambiente (contesto) di azione di Alboran, tali da influenzare le procedure, i ruoli e le responsabilità inerenti a questa policy;

- siano intervenute pertinenti modifiche legislative.

Approvata il 24/06/2024, valida dal 25/06/2024